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深圳市住房和建设局关于《深圳市城市建设档案利用规定(征求意见稿)》听证情况的报告

  根据《广东省重大行政决策听证规定》《深圳市行政听证办法》等有关规定,我局于2023年11月17日下午在深圳市住房和建设局五楼第二会议室举行了《深圳市城市建设档案利用规定(征求意见稿)》(以下简称《利用规定》)听证会。听证会具体情况如下:

  一、听证会基本情况

  (一)听证会主要议题

  议题一:对《利用规定》的适用范围,提出意见和建议;

  议题二:对《利用规定》中未开放档案的九大类利用主体划分,提出意见和建议;

  议题三:对《利用规定》中未开放档案的利用手续,提出意见和建议;

  议题四:对《利用规定》中未开放档案的不予利用情况,提出意见和建议;

  议题五:其他关于《利用规定》的意见和建议。

  (二)听证会参加人员情况

  会议由金松担任听证主持人,李洁、卢鸿斌担任听证陈述人。

  本次听证会共有14名报名人员,根据《深圳市住房和建设局关于召开<深圳市城市建设档案利用规定(征求意见稿)>听证会的通告》规定的听证参加人条件,选定了10名听证参加人。听证会应到听证参加人10名,实到10名,分别为郭向林、何力、李赤东、鲁玺芳、黎晓锐、罗娟永、孙娟、徐灼安、周晓利、张映珊,符合听证规定要求。

  听证会上,听证主持人宣布了听证事项、听证会纪律以及听证主持人、听证陈述人和听证参加人名单。听证陈述人就《利用规定》的起草情况、依据、理由等进行了陈述和说明。听证参加人以认真负责的态度畅所欲言,对听证事项发表了各自的意见和建议,听证陈述人均予以回应和解释。听证会参与人员就《利用规定》进行了深入地探讨和交流,按计划完成了会议全部议程。

  二、听证会各方主要意见

  听证会参加人对于《利用规定》总体给予充分认可,认为《利用规定》出台后,可以加强深圳市城建档案管理,规范城建档案利用。听证会过程中部分听证会参加人提出的主要问题以及有关意见包括:

  对于议题一,《利用规定》的适用范围,听证参加人未提出相关意见。

  意见采纳情况:无。

  对于议题二,《利用规定》中未开放档案利用主体的划分,听证参加人提出以下意见:1.高等院校、设计院存在因开展科研项目的查档需求,建议增设未开放档案的利用主体;2.对参建单位的列举,建议统一格式。

  意见采纳情况:第1项意见,《利用规定》中,科研单位指有科研项目的单位,本身包含高等院校、设计院,此条意见不予采纳;第2项意见,我局予以采纳并调整相关条款。

  对于议题三,《利用规定》中未开放档案的利用手续,听证参加人提出以下意见:1.对承租人查档进行一定限制,要求产权人授权;2.业委会能否视作单位存在争论,建议调整业委会手续的相关表述;3.传票是法院发给一方当事人的文件,无法体现另一方当事人和案件具体信息,建议改成记有更多信息的法律文件。

  意见采纳情况:第1项意见,如限制承租人查档需要产权人,无异于禁止承租人查档,考虑我市存在大量承租人的查档需求,此项意见不予采纳;第2至3项意见,我局予以采纳并调整相关条款。

  对于议题四,《利用规定》中未开放档案的不予利用情况,听证参加人提出以下意见:涉及商业秘密和个人隐私的,往往会损害第三方合法权益,建议将二者合并。

  意见采纳情况:我局予以采纳并调整相关条款。

  对于议题五,《利用规定》的其他意见和建议,听证参加人提出以下意见:1.档案本身存在凭证效力,建议在《利用规定》中强调档案复制件的法律效力;2.建议对开放档案的合法证明作举例说明,方便市民理解;3.第一条“等法律法规规定”,改为“等规定”。《中华人民共和国档案法》《城市建设档案管理规定》《广东省档案条例》分属法律、规章、法规,无法概括为法律法规,建议调整表述;4.建议优化表述,使其更符合法规;5.许多听证参加人提出有关城建档案实际利用的问题,如档案共享方式、线上查档入口、利用流程图等。

  意见采纳情况:第1至4项意见,我局予以采纳并调整相关条款。第5项意见,我局将在其他工作予以推动。

  下一步,我们将在听证会的基础上对《利用规定》修改完善,并按法定程序出台实施。

  深圳市住房和建设局

2023年12月7日

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